Документація у паперовому вигляді породжує безліч проблем, связанных с каталогизацией, доступом и безопасностью. Проблема многих организаций заключается в неправильном выборе инструментов и непонимании того, что бумагу можно эффективно исключить из многих бизнес-процессов. На пути к цифровому рабочему месту все чащу используются системы DMS/ECM которые могут улучшить работу с документами в малых и средних компаниях.
Существует множество модных словечек, связанных с электронной обработкой документации, которые в силу своего корпоративного характера могут вызывать много опасений и непонимания у сотрудников небольших предприятий. Несмотря на пугающие названия, DMS, workflow и ECM-системы некоторое время назад проникли в малые и средние компании. О чем это все?
Несколько концепций
Система управления документами, также известная как Электронный документооборот — это группа инструментов для обработки и работы с документами в компании независимо от их формы и источника (внутренний, внешний). Система DMS позволяет вести журнал регистрации документов, отражать (профессионально моделировать) бизнес-процессы, связанные с работой с документацией, делая их доступными для сотрудников в электронном виде.
Компонентом такого решения обычно является система рабочего процесса. Она позволяет наметить путь движения информации между сотрудниками на протяжении всего жизненного цикла документа — от момента его поступления в компанию, через добавление описаний и согласований, до присвоения и архивирования.
Система управления контентом (Enterprise Content Management, ECM) предполагает более широкий взгляд на вопросы сбора, обработки и архивирования контента, которым помимо текста могут быть мультимедиа, базы данных и иные собранные знаний и информации компании. В рамках ECM-системы возможна обработка контента вне зависимости от его формы — от бумажных документов, сканов, электронных писем, интернет-контента до постов в социальных сетях.
Электронный документооборот
Отправной точкой для более широкой цифровизации компании может стать внедрение электронного документооборота (ЭДО). Целью такого мероприятия является устранение бумажных документов из обращения и замена их электронной версией. Систему DMS целесообразно использовать для обработки входящей корреспонденции, наприклад, счетов-фактур на покупку, листів, контрактов и внутренних документов компании, таких как заказы, заявления на отпуск или расчеты по командировкам.
Примером готового решения, которое позволит воплотить эти предположения в жизнь, является Документор: Бухгалтерский документооборот. Этот инструмент отражает видение цифровой рабочей среды, интегрируя систему электронного документооборота и групповой работы. Это набор готовых бизнес-приложений: выписка счетов, заявок на отпуск, делегування, CRM и другие, которые интегрировали помощь для автоматизации продаж, администрирования, обслуживания клиентов, управления продуктами и услугами, закупками и процессами контроля.
Автоматизация процессов — преимущества
Важной целью оцифровки обработки документов является автоматизация процессов компании. Внедрение электронного оборота документов, электронных файлов, журнала переписки или цифрового архива позволяет снизить нагрузку на сотрудников за счет автоматизации наиболее трудоемких, повторяющихся действий. На практике это означает возможность ограничения персонала, занимающегося, наприклад, приемом входящей корреспонденции. Это было бы невозможно без передовых механизмов автоматизации, встроенных в программное обеспечение, поддерживающее управление электронным контентом предприятия. Речь идет о механизмах автоматизации процессов сканирования и OCR (распознавание текста), извлечении контента и классификации документов, интеграции систем DMS/EMC с внешними бизнес-системами.
Сервисы классификации и извлечения помогают собирать и классифицировать документы на основе анализа содержания и формы. Работа основана на предопределенных правилах, поддерживаемых механизмами искусственного интеллекта, машинного обучения и обработки естественного языка (NLP). Эта комбинация позволяет эффективно классифицировать структурированные и неструктурированные документы. «Искусственный интеллект» может оценить контекст информации, содержащейся в документе, и настроение с которым он был написан. Полученную таким образом информацию можно использовать в бизнес-процессах и рабочих процессах, наприклад, для автоматического направления документа в нужный рабочий процесс, приоритизации вопросов, требующих срочной обработки, или надлежащего обеспечения безопасности документов, содержащих конфиденциальную информацию.
Сегодня могут воспользоваться преимуществами цифровизации процессов управления документами как малые, так и средние компании. Документооборот, журнал корреспонденции, различные типы файлов и корпоративные архивы являются наиболее важными областями, где отказ от бумаги приносит измеримые преимущества для бизнеса. Предоставление сотрудникам цифрового рабочего места и снижение затрат на обработку документов — это только начало длинного списка преимуществ электронного ведения документации.
