Вивчіть особливості нового приміщення
Якщо ви плануєте переїзд, то напевно вже підібрали відповідне місце в районі, що вас цікавить. І перше, що потрібно зробити, – це вивчити план майбутнього офісу. Слід заздалегідь продумати розташування робочих місць для працівників. Враховуйте кількість вікон у кімнатах, розташування розеток та дверей – це безпосередньо вплине на розміщення меблів. Краще для наочності розкреслити, де що стоятиме.
Упаковка меблів
Заздалегідь визначившись із розстановкою столів, стелажів та інших меблів у майбутньому офісі, можна переходити до їх розбору та упаковки. Щоб не втратити фурнітуру та кріплення, покладіть все в пакетик і приклейте скотчем до одного з елементів розібраних меблів. Радимо ще на етапі упаковки укомплектовувати кожне робоче місце шляхом зрозумілого маркування на коробках (ПІБ співробітника, номер кабінету) – так ви уникнете непотрібної суєти при розпакуванні, а вантажники зможуть розставити упаковані меблі відразу по місцях.
Сортування речей
Офіс зможе швидко повернутися до звичайного режиму роботи, якщо вдасться уникнути хаосу в речах. Перед упаковкою розподіліть речі за групами: офісна техніка, канцелярія, книги, декор тощо. Для документації необхідно зробити опис. І не забувайте про маркування – за її допомогою вам не доведеться нескінченно шукати кожну дрібницю, повертаючись у звичайний робочий режим.
Вибір упаковки
Правильний вибір пакувальних матеріалів дуже важливий у переїзді. Хлипкі коробки, що не відповідають розмірам та вазі вмісту, обернуться псуванням цінних речей.
Варто заздалегідь придбати коробки із багатошарового гофрокартона. Для захисту гладких поверхонь, наприклад дзеркал, використовуйте аркуші картону, крафтовий папір, пухирчасту плівку, стретч-плівку. При завантаженні в машину необхідно все скласти таким чином, щоб речі не перекочувалися з місця на місце і якнайменше тряслися в дорозі – для цього не залишайте коробки напівпорожніми.
Визначення обсягу вантажу
Зазвичай представники транспортної компанії самі визначають, який вид транспорту знадобиться навантаження всіх речей. Перевага надається машині, в яку поміститься все, особливо, якщо має бути далека поїздка. Але якщо нове приміщення знаходиться поряд зі старим офісом, то можна зробити і кілька рейсів меншою машиною.
Як вибрати перевізника
Щоб не помилитися з транспортною компанією, обирайте лише з тих, хто пропонує послуги саме переїзду. Відсутність досвіду у перевізника може призвести до несподіваного сюрпризу, який затягне ваш переїзд або призведе до псування офісного майна. Також зверніть увагу на такі моменти:
- • Надання компанією супутніх послуг – розбирання та збирання меблів, упаковка речей. Буде краще, якщо за цей клопіт відповідатимуть професіонали.
- • Наявність позитивних відгуків – їх має бути багато, причому не лише на сайті ТК, а й на незалежних сторонніх ресурсах.
- • Підписання договору. Наявність документа, де чітко прописані всі види послуг, що надаються, терміни та зобов’язання перевізника буде для вас гарантією того, що переїзд пройде гладко.
Не варто намагатися переїхати самотужки – так можна зробити тільки з дуже маленьким офісом, де працює лише кілька людей. Якщо ж йдеться про цілу компанію з великим штатом співробітників, то без професійної допомоги вам не обійтися.
Додаткові поради для спокійного переїзду
У плануванні офісного переїзду не потрібно метушитися. Слід поводитися зібрано, бути однією командою і дотримуватися вищеописаних рекомендацій. Заплануйте переїзд на вихідні: за пару днів можна повністю перевезти всі речі, облаштуватись на новому місці, а в понеділок уже розпочати виконання робочих завдань.
Для мотивації співробітників можна анонсувати невелику премію чи організувати спільний відпочинок. І головне пам’ятати, що навіть у разі несподіваного форс-мажору не треба панікувати, навпаки – зберігайте позитивну атмосферу у колективі. Тільки так можна забезпечити благополучний результат такої непростої події як переїзд.