Ефективне планування робочого дня працівників є невід’ємною частиною успіху будь-якої компанії. Воно як підвищує продуктивність праці, так й забезпечує осмислене використання робочого дня. Адже планування не тільки організує робочі процеси, але й сприяє кращої орієнтації у завданнях, встановленні пріоритетів та ефективнішому управлінню часом.
Безумовно, відсутність планування робить співробітника прокрастинатором за умовчанням, але впровадження цієї практики у життя компанії може значно підвищити її результативність. Плани допомагають уникнути розсіювання уваги, неправильного розподілу зусиль та забезпечують більш структурований підхід до роботи.
Планування та контроль робіт співробітників нерозривно пов’язані. Складений план дає можливість не тільки визначити, що було зроблено, але й оцінити ефективність виконання завдань. Контроль дозволяє оперативно реагувати на зміни та коригувати стратегію дій відповідно до поточної ситуації.
Історично планування робочого часу співробітників велося за допомогою традиційних методів, таких як запис у блокноті або використання таблиць Excel. Однак ці методи мають свої недоліки, такі як різноманітність стандартів оформлення та обмежені можливості спільної роботи. Для підвищення ефективності та спрощення процесу планування рекомендується використовувати спеціалізовані програмні рішення, призначені для планування роботи працівників.
Як CRM допомагає у плануванні робочих процесів
CRM-системи являють собою не тільки інструмент управління клієнтськими відносинами, а й незамінний помічник у створенні робочого дня і плануванні завдань співробітників. Однією з ключових переваг використання CRM є можливість ефективного планування графіка роботи працівників. Наприклад, в інтегрованих рішеннях, таких як Perfectum, передбачено зручну функцію відображення зайнятості персоналу. Це дозволяє призначати завдання конкретним виконавцям, враховуючи їхню поточну зайнятість, а також попередньо дізнаватися про заплановані відпустки або відгули. Такий підхід суттєво спрощує планування робочих процесів та дозволяє уникнути конфліктів із розкладом.
Крім того, CRM забезпечує можливість ефективного планування нарад та зустрічей. Завдяки функціоналу CRM користувачі можуть заздалегідь бачити доступність співробітників на певний час і вибирати оптимальний слот для проведення зустрічі. Це суттєво економить час та допомагає уникнути непотрібних затримок та переносів зустрічей.
Щодо індивідуального планування, CRM система також пропонує широкі можливості. Кожен співробітник може вести облік своїх завдань за допомогою вбудованого планувальника, відзначаючи майбутні та виконані справи. Система попередньо нагадує про заплановані події, такі як дзвінки або зустрічі, що дозволяє співробітникам ефективно планувати свій час і уникнути пропуску важливих подій.
Чому важливо впроваджувати планування та контроль в організації
У світі бізнесу відсутність планування та контролю може призвести до серйозних негативних наслідків. Незважаючи на це, багато компаній все ще ігнорують цей важливий аспект, що негативно впливає на їх ефективність. Ось деякі небажані наслідки, які можуть виникнути в організації через відсутність планування та контролю:
- Втрата контролю над робочими процесами: без чіткого планування та контролю компанії втрачають здатність ефективно керувати робочими процесами та діями своїх співробітників.
- Зростання прокрастинації: без контролю над робочим процесом деякі співробітники можуть схилятися до прокрастинації, витрачаючи більше часу на неробочі моменти, такі як перегляд сайтів або тривалі перерви.
- Зниження трудової дисципліни: без контролю та планування співробітники можуть почати ігнорувати встановлені робочі правила та дисципліну, що призведе до погіршення їхньої продуктивності та ефективності.
Щоб уникнути подібних проблем, важливо впроваджувати планування та контроль як обов’язкові етапи робочого процесу. Існує безліч способів контролю за співробітниками, і одним із найефективніших є використання CRM.
CRM дозволяє організувати як планування роботи, так і контроль над її виконанням. За допомогою цієї програми можна отримувати об’єктивні дані про хід роботи над проектами на різних етапах, що дозволяє оперативно реагувати на зміни та проблеми.
У результаті, використання CRM-системи перетворює компанію з різних сфер бізнесу на повністю автоматизованого помічника, який щодня бореться з проявами людського чинника. Відстеження завдань, попередження про прострочення та автоматизація рутинних операцій – все це робить CRM незамінним інструментом для підвищення продуктивності та ефективності роботи компанії.
